پیش فاکتور چیست و چه تفاوتی با فاکتور دارد؟ + 2 نمونه پیش فاکتور
اگر با موضوعات مالی سروکار داشته باشید، احتمالاً بارها نام سندی به اسم پیش فاکتور را شنیده‌اید. این سند به‌خصوص اجازه می‌دهد تا خریدار و فروشنده رابطۀ دقیق‌تری با یکدیگر داشته باشند و در صورت وجود هرگونه مشکل بین آنان، حقوق هیچ یک از طرفین پایمال نشود. با سفارش و چاپ این مدرک میتوانید مطمئن باشید که شرایط انجام مواردی همچون پرداخت هزینۀ نهایی و یا دریافت خدمات مختلف، دقیقاً متناسب با نیازهای شما تعیین خواهد شد. چاپ دینو با سال‌ها تجربه در زمینۀ طراحی و ارائۀ این نمونۀ اسناد، آمادگی کامل برای همکاری با شما عزیزان را دارد.
پیش فاکتور چیست؟
در بسیاری از معاملات، روند خرید و فروش با سرعت زیادی پیگیری نمی‌شود. به‌منظور اطمینان یافتن هر دو طرف قرارداد از بابت اتمام مراحل مربوط به این موضوع از پیش‌نویس فاکتور استفاده می‌شود. در واقع این سند را می‌توان همانند یک نمونۀ ساده‌شده از فاکتور نهایی در نظر گرفت که در آن اطلاعات گوناگونی ذکر خواهد شد. با وجود این مدرک، فروشنده خود را موظف به ارائۀ کالا یا خدمات می‌داند و خریدار نیز پرداخت هزینۀ مربوطه را بر عهده می‌گیرد، حتی در زمانی که هنوز معامله به پایان نرسیده است. سایت invoicefactoringquotes در تعریف پیش فاکتور گفته است:
Any invoice which is raised before delivery of goods or completion of service and then assigned to us for an advance.
پیش فاکتور به انگلیسی
یکی از نکاتی که اکثر کاربران در مورد آن پرسش‌هایی را مطرح می‌کنند، معادل عبارت پیش‌نویس فاکتور در زبان انگلیسی است. در پاسخ به این سؤال باید به عبارت «proforma invoice» اشاره کنیم که دقیقاً کاربردی یکسان با پیش فاکتورهای به کار گرفته شده در ایران دارد. با توجه به این مورد می‌توان بیان کرد که این نوع اسناد نه‌تنها در کشور ما بلکه در بازارهای جهانی نیز به کار گرفته می‌شوند و از اهمیت بسیار زیادی برخوردار هستند. اگر قصد دارید با یک مجموعه یا شخص خارجی معامله کنید (چه به‌عنوان فروشنده و چه به‌عنوان خریدار) لازم است که از تهیۀ proforma invoice اطمینان یابید. این امر معمولاً به وکلای حقوقی هر دو طرف معامله سپرده می‌شود تا از نظر قانونی مشکل خاصی به وجود نیاید.
نمونه پیش فاکتور
با بررسی یک نمونه از پیش‌نویس فاکتور میتوانید آگاهی بیشتری در مورد این دسته از اسناد به دست بیاورید و با ساختار کلی آن‌ها آشنا شوید. به‌طورکلی باید بیان کرد که در یک پیش‌نویس، شاهد یک جدول نسبتاً ساده هستیم که از ستون‌ها و ردیف‌های گوناگونی تشکیل شده است.
بخش بالایی جدول به مواردی همچون مشخصات فروشنده و خریدار اختصاص پیدا می‌کند. این در حالی است که در قسمت‌های بعدی مواردی همچون نام کالا و میزان قیمت تعیین‌شده برای هر یک از آن‌ها مشخص خواهد شد. در انتها نیز امضاهای طرف فروشنده و خریدار ثبت می‌شود. در جداول زیر دو نمونه از این موارد را برای شما آورده‌ایم.
انواع پیش فاکتور
اینکه باید به سراغ چه نوع پیش‌نویس خاصی بروید به شرایط معاملۀ شما بستگی دارد. در پاره‌ای از موارد با موضوعی همچون فروش محصولات روبرو نیستیم و بیشتر بر ارائۀ خدمات تأکید می‌شود. در حالت کلی، دو نوع پیش فاکتور اصلی مورد استفاده قرار می‌گیرند که در یکی از آن‌ها قیمت‌ها به‌صورت تخمینی وارد می‌شوند و در دیگری قیمت تعیین‌شده و تأییدشده توسط طرفین نوشته خواهد شد.
شاید تنوع ظاهری این نوع پیش‌نویس‌ها شما را در ابتدا کمی گیج کند، اما باید بگوییم که ساختار درونی آن‌ها یکسان است و به ندرت با یکدیگر تفاوت‌های اساسی دارند. بهتر است پیش از تهیۀ هر نوع پیش‌نویس، با کارشناسانی که در این حوزه مشغول به کار هستند مشورت داشته باشید تا بتوانید بهترین مدل را برای خود سفارش دهید.
چه اطلاعاتی در پیش فاکتور درج می شوند؟
از جمله مهمترین اطلاعاتی که باید در این فاکتورها درج شوند می‌توان به گزینه‌هایی همچون اطلاعات تماس فروشنده و خریدار، شرح کالا و یا خدماتی که قرار است به‌طور کامل ارائه کنیم، قیمت تعیین‌شده برای هر خدمت یا کالا، نحوۀ پرداخت مبالغ تعیین‌شده از سوی فروشنده و نحوۀ جابه‌جایی کالاها اشاره کرد.
افزون بر این موارد، ممکن است شرایط ضمانت مربوط به ارائۀ خدمات یا کالاهای مختلف نیز در پیش‌فاکتور ثبت شود. وجود این اطلاعات به شما اجازه می‌دهد تا با خیال راحت روند انجام معاملات تجاری را پیگیری کنید و بتوانید بدون نگرانی از بابت دارایی‌تان، به اهداف مدنظر خود دست یابید.
اهمیت استفاده از پیش فاکتور
نخستین موردی که در این رابطه باید از آن یاد کرد، ایجاد شفافیت بیشتر در رابطه با معاملات صورت‌گرفته است. با وجود این نوع پیش‌نویس، دو طرف معامله می‌دانند که دقیقاً با چه شرایطی روبرو هستند و چه وظایفی بر عهدۀ آن‌ها گذاشته شده است. همین امر جلوی هرگونه اختلاف را می‌گیرد.
پیش‌نویس فاکتور می‌تواند روند انجام فعالیت‌های تجاری را به شکل قابل‌توجهی تسریع کند؛ زیرا باعث می‌شود تا فروشنده و خریدار در برنامه‌ریزی‌های خود دقت بیشتری را به کار بگیرند. این موضوع را می‌توان در بسیاری از معاملات مدرن مشاهده کرد. در کنار این موارد، نباید از یاد ببریم که پیش‌نویس فاکتور یک سند رسمی به شمار می‌آيد که می‌توان به آن اتکا کرد؛ بنابراین حتی اگر با مشکل حقوقی مواجه شوید، میتوانید از آن به‌عنوان یک راهکار طلایی برای نجات کسب‌وکار خود بهره ببرید.
فرمت پیش فاکتور
انتخاب نوع فرمت یک پیش‌نویس به موارد مختلفی بستگی دارد. همین امر موجب شده است تا هر کسب‌وکار با توجه به نیاز خود نسبت به تهیۀ این نوع اسناد اقدام کنند. یک پیش‌نویس معتبر و استاندارد باید به‌صورت خلاصه‌شده کلیۀ اطلاعاتی که به دنبال آن‌ها هستیم را در اختیار ما قرار دهند. البته این امر نباید جلوی ارائۀ جزئیات معامله را بگیرد. در پاره‌ای از موارد، می‌توان پیش‌نویس‌های مختلف را با کمک نرم‌افزارهای حسابداری تهیه کرد. امروزه به‌منظور تهیۀ اسناد اختصاصی با طراحی ویژه از نرم‌افزارهای گرافیکی کمک گرفته می‌شود. این امر اجازه می‌دهد تا template یا قالب منحصربه‌فردی را برای هر شرکت ایجاد کنیم تا بتوان برای معاملات مختلف از آن بهره برد.
تفاوت فاکتور و پیش فاکتور چیست؟
این پرسش نیز از جمله مواردی به شمار می‌آید که ذهن بسیاری از افراد را به خود مشغول کرده است. در حالت کلی باید گفت که مهمترین تفاوت پیش فاکتور و فاکتور اصلی به زمان صدور آن‌ها بازمی‌گردد. همان‌طور که می‌دانید، فاکتور زمانی صادر می‌شود که معامله به پایان رسیده و خدمات یا کالای مربوطه به‌طور کامل ارائه شده باشد.
این در حالی است که پیش‌نویس فاکتور در مراحل اولیۀ معامله و حتی پیش از انجام بحث‌های نهایی صادر خواهد شد. به هر روی باید گفت که هر دوی این موارد از اهمیت قابل‌توجهی برخوردار هستند و هر مجموعۀ تجاری باید نسبت به تهیۀ پیش‌نویس اختصاصی خود اقدام کند. چاپ دینو مهمترین مرکز تهیۀ انواع پیش‌نویس فاکتور در سراسر کشور محسوب می‌شود و تاکنون با برخی از بزرگ‌ترین مؤسسات تجاری همکاری داشته است. اگر به دنبال انتخاب بهترین محصولات هستید، حتماً ما را برگزینید. همچنین می توانید از خدمات چاپ فاکتور این مجموعه هم بهره مند شوید.
سخن پایانی
اسناد مالی در مدل‌های مختلفی طراحی و تولید می‌شوند. دلیل این امر نیز به متفاوت بودن کارایی هر یک از آن‌ها ارتباط دارد. یکی از مهمترین مدارکی که در این زمینه باید به آن اشاره کنیم، پیش‌نویس نهایی فاکتور است که امروزه در بسیاری از قراردادهای مابین فروشندگان و خریداران مورد استفاده قرار می‌گیرد.
برای تهیۀ بهترین نمونه از پیش فاکتور میتوانید با همکاران ما در چاپ دینو در تماس باشید. این اسناد با بهره‌گیری از جدیدترین متدها طراحی و ساخته می‌شوند و به همین علت از بالاترین کیفیت ممکن برخوردار هستند. امکان ثبت سفارش این محصولات به شکل آنلاین وجود دارد که خود یک مزیت عالی برای شما عزیزان است.
