اصول طراحی فاکتور رسمی کاربردی + نمونه فاکتور رسمی

اصول طراحی فاکتور رسمی و چاپ فاکتور یکی از فعالیت های مهم و ضروری در سازمان ها و ارگان های مختلف است که برای امور مالی و حسابداری استفاده می شود. طراحی فاکتور رسمی برای هر نوع کسب و کاری بسیار اهمیت دارد. یک فاکتور رسمی، علاوه بر این که اطلاعات مربوط به فروش و خرید را شامل می‌شود، به عنوان یک ابزار ارتباطی مهم بین شرکت و مشتریان عمل می‌کند. طراحی مناسب یک فاکتور منجر به ایجاد تصویر حرفه‌ای و قابل اعتمادی از کسب و کار شما می‌شود و اعتماد مشتریان را بالا می‌برد. همچنین، طراحی فاکتور رسمی با جزئیات شفاف و دقیق، اشکالات ممکن در پردازش مالی را کاهش می‌دهد و به دسترسی آسانتر به اطلاعات مربوط به معاملات کمک می‌کند. بنابراین، طراحی صحیح یک فاکتور رسمی، عملکرد موثرتر و دقیق‌تر در انجام معاملات مالی و ارتباط با مشتریان را تضمین می‌کند.

فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی به لیستی از اقلام خریداری یا فروخته شده گفته می شود که با مهر و امضا و نام و نشان رسمی سازمان به مشتری ارائه می شود. طراحی این فاکتور برای اعتبار بخشی به سازمان بسیار مهم است. فرقی ندارد کسب و کار شما کوچک باشد یا بزرگ، در هر صورت ارائه فاکتور رسمی می تواند بر روی شناخته شدن برند شما تأثیر داشته باشد. علاوه بر آن در پرداخت بدهی مشتری نیز تأثیر گذار است. سایت investopedia درباره اهمیت فاکتور رسمی گفته است:

تفاوت فاکتور رسمی و پیش فاکتور چیست؟

مهم‌‌ترین تفاوت پیش فاکتور و فاکتور اصلی به زمان صدور آن‌ها بازمی‌گردد. همان‌طور که می‌دانید، فاکتور زمانی صادر می‌شود که معامله به پایان رسیده و خدمات یا کالای مربوطه به‌طور کامل ارائه شده باشد. درصورتیکه پیش‌نویس فاکتور در مراحل اولیۀ معامله و حتی پیش از انجام بحث‌های نهایی صادر خواهد شد.

اصول طراحی فاکتور رسمی

فاکتور های رسمی باید بر اساس اصول طراحی شوند. دانستن این اصول بسیار مهم است و باید در طراحی فاکتور حتماً در نظر داشته باشید. مهم ترین سؤالاتی که به محض مشاهده فاکتور برند شما باید پاسخ داده شوند، به صورت زیر هستند:

•  فاکتور از سمت چه برند یا سازمانی است؟
• مشتری چه هزینه ای را باید پرداخت کند؟
•  مهلت پرداخت تا چه زمانی است؟

این سه مورد از مهم ترین بخش های یک فاکتور رسمی هستند. علاوه بر آن موارد دیگری نیز وجود دارند که اهمیت کمتری نسبت به این موارد دارند. به همین دلیل بهتر است این سه مورد با طراحی خاص و متمایزی نسبت به سایر بخش ها طراحی شوند، تا به محض مشاهده فاکتور قابل مشاهده باشند.

برای دانستن فرق های چاپ افست و چاپ دیجیتال میتوانید از مقاله تفاوت چاپ افست و دیجیتال دیدن کنید و آن را مطالعه نمایید.

از دیگر ویژگی ها و مزایای یک فاکتور رسمی می توان به موارد زیر اشاره کرد.

•  خوانایی و طراحی تمیز فاکتور حرفه ای اهمیت زیادی دارد.
•  تمام اطلاعات مهم به خوبی به مشتری منتقل شوند.
•  فاکتور ها سوابق مفیدی از تراکنش های مالی شما ارائه می دهند.
•  به دریافت طلب شما از مشتری کمک می کنند.

اگر به تازگی فعالیت و کسب و کار خود را راه اندازی کرده اید، با رعایت اصول طراحی می توانید فاکتور رسمی و معتبر خود را طراحی و در اختیار مشتری قرار دهید. نمونه فاکتور رسمی در زیر آورده شده است.

 پیشنهاد میشود برای دیدن کارت ویزیت های جذاب به مقاله ایده کارت ویزیت خلاقانه و جالب مراجعه نمایید.

نحوه طراحی ساختار فاکتور

ساختار فاکتور به شیوه های متفاوتی طراحی می شوند. شما می توانید فاکتور خود را در اندازه A4 و یا در اندازه های کوچک تر طراحی کنید. فضایی که در نظر می گیرید باید برای ارائه تمام اطلاعات مفید، کافی باشد. همان طور که در نمونه فاکتور بالا می بینید، باید به صورتی طراحی شود که فضای کافی برای درج اطلاعات هویتی و همچنین اطلاعات تماس خریدار و فروشنده ذکر شود.شرایط، مهلت و نحوه پرداخت به صورت دقیق بیان شود تا هیچ ابهامی برای مشتری باقی نماند. برخی از قسمت ها را می توانید از قبل وارد کنید تا هر بار نیازی به وارد کردن دستی آن ها وجود نداشته باشد. به عنوان مثال اطلاعات فروشنده یا برند شما همواره ثابت است و می توانید در نمونه فاکتور های چاپ شده خود قرار دهید.

به این صورت هر بار برای تهیه فاکتور فقط اطلاعات مشتری و شرح کالا یا خدمات را وارد می کنید.اگر اطلاعاتی در زمینه طراحی فاکتور ندارید، می توانید از نمونه های آماده در دسترس پرینت گرفته و استفاده کنید. البته این فاکتور ها ممکن است دارای گزینه هایی غیر ضروری برای فعالیت شما باشند. به همین دلیل است که توصیه می شود، فاکتور مخصوص به خود را داشته باشید. فاکتور های آماده تا حد زیادی در وقت و انرژی شما نیز صرفه جویی می کنند.

  برای چاپ کارت ویزیت و نکته طراحی کارت ویزیت خوب  میتوانید به مقاله چاپ کارت ویزیت حرفه ای مراجعه نمایید.

نحوه نوشتن فاکتور رسمی

توجه به اصول مهم در طراحی فاکتور رسمی بسیار مهم است. به همین دلیل برخی از مهم ترین اطلاعات مورد نیاز برای ذکر در فاکتور در ادامه ذکر شده اند.

• درج نام برند و تجارت

از آنجایی که یک فاکتور نشان دهنده شخصیت برند شماست، باید به صورتی طراحی شود که نشان دهنده حرفه ای بودن شما باشد. با توجه به نوع شغل باید طرح گرافیکی مناسب برای فاکتور طراحی کنید. این موضوع مخصوصا برای مشاغلی که با طراحی و کار های گرافیکی مرتبط هستند، زیرا مردم بر این باورند که اگر شما طراح حرفه ای هستید، در اولین قدم باید فاکتور حرفه ای برای خود طراحی کنید.

• خوانایی فاکتور

خوانا بودن فاکتور ها از اهمیت زیادی برخوردار است. فاکتور باید به صورتی طراحی شود که تمام اطلاعات درج شده در آن در یک لحظه قابل خواندن باشند. استفاده از رنگ ها، فونت ها و دسته بندی و ستون های منظم می تواند در این موارد بسیار مفید باشد.

• مبلغ پرداختی و تاریخ سررسید

این دو از موارد بسیار مهم در فاکتور هستند و می توان گفت فاکتور بیشتر برای ارائه این موارد طراحی و ارائه می شود. میزان بدهی با جزئیات کامل درج شده و مهلت پرداخت آن نیز مشخص می شود. این اطلاعات نیز باید به صورت کاملاً واضح باشند تا فرد برای پرداخت بدهی خود تشویق شود. تاریخ سررسید و مبلغ نهایی بدهی را می توانید با فونت جدا و سایز بزرگ تری در فاکتور ذکر کنید.

• شرایط پرداخت

شرایط پرداخت نیز از دیگر مواردی است که باید به وضوح در فاکتور ذکر شود. این موارد نیز شامل پرداخت های قسطی، کد های تخفیف، جریمه دیرکرد و هرگونه تشکر و قدردانی از مشتری برای پرداخت به موقع است.

• توضیحات اضافی

اگر شغل شما به صورتی است که نیاز به ارائه توضیحات اضافه در فاکتور وجود دارد، بخشی را برای این موارد در نظر بگیرید. می توانید ردیف اضافه ای در نظر گرفته یا مقابل کالا و خدمات ستون اضافه ای برای درج توضیحات قرار دهید.

اگر میخواهید با انواع کارت ویزیت آشنایی بیشتری پیدا کنید میتوانید به مقاله نوشته شده گروه چاپ دینو با عنوان آشنایی با انواع کارت ویزیت مراجعه نمایید تا بتوانید انتخاب بهتری انجام دهید.

• درج شناسه فاکتور

برای هر فاکتور شناسه منحصربه فردی درج کنید تا پیدا کردن در میان سایر فاکتور ها راحت تر باشد. این شناسه معمولاً به صورت عددی است و در بالای فاکتور قرار می گیرد. می توانید از تاریخ و ساعت ثبت فاکتور نیز در همین قسمت استفاده کنید تا اطلاعات فاکتور کاملاً دقیق باشند.

• نوشتن جزئیات و اطلاعات شرکت

این بخش یکی دیگر از قسمت های بسیار مهم در فاکتور است. اطلاعات کاملی از شرکت به همراه آدرس و اطلاعات تماس ذکر کنید تا مشتری به محض دیدن فاکتور متوجه صدور فاکتور از سمت شما شود. اطلاعات مربوط به مشتری را نیز به دقت وارد کنید.

• فهرست محصولات یا خدمات

بخشی را به صورت ستونی و مرتب برای نوشتن محصولات یا خدمات به همراه جزئیات در نظر بگیرید. نام محصول، مقدار، شماره سریال، قیمت واحد و توضیحات اضافه درباره محصول از اطلاعاتی است که در این بخش نوشته می شود.

• مبلغ سررسید

در نهایت مبلغ نهایی را برای پرداخت مشخص کنید.

• ذکر تاریخ

تاریخ های مهم مانند تاریخ تنظیم فاکتور، تاریخ عرضه فاکتور و همچنین تاریخ سر رسید را به صورت دقیق ذکر کنید.

یکی از روش های محبوب برای طراحی فاکتور، ساخت فاکتور با گوشی می باشد. برای آشنایی با بهترین برنامه های ساخت فاکتور با گوشی مقاله مربوط به آن را بخوانید.

اگر دوست دارید نحوه نوشتن فاکتور رسمی در اکسل را یاد بگیرید ویدئوی زیر را ببینید:

سخن پایانی

طراحی فاکتور رسمی بسیار مهم است چرا که  به عنوان یک نماینده حرفه‌ای و قابل اعتماد برند شما عمل می‌کند. برخی اصول اساسی در طراحی فاکتورهای رسمی شامل انطباق با استانداردهای قانونی، وضوح در ارائه اطلاعات، استفاده از تایپوگرافی جذاب و طراحی مناسب برای خوانایی، و حفظ یک توازن مناسب بین اطلاعات و زیبایی می‌باشد. این نکات کمک می‌کند که فاکتورهای شما حرفه‌ای، قابل فهم و جذاب باشند و به نماینده‌ای ایده‌آل از کسب و کار شما تبدیل شوند.

سوالات متداول

1- مهم ترین اصول طراحی فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی به صورتی طراحی می شود که تمام اطلاعات درج شده در آن خوانا باشند. استفاده از رنگ ها، فونت ها و دسته بندی و ستون های منظم می تواند در این موارد بسیار مفید باشد.

2- در نوشتن فاکتور رسمی چه اطلاعاتی باید درج شود؟

نام و آدرس فروشنده، نام و آدرس خریدار، تاریخ و شماره فاکتور، شرح کامل کالاها یا خدمات، قیمت هر کالا به همراه مبلغ کل، مالیات و عوارض، مجموع فاکتور و شرایط پرداخت از مهم ترین اطلاعاتی است که باید در فاکتور درج شوند.